Schvaľovanie dokladov

Základný popis

Modul umožňuje schvaľovanie dôležitých dokumentov a tiež účtovných dokladov podľa pripravených schvaľovacích scenárov. Systém sleduje, kto a čo má aktuálne schvaľovať a v akom stave schválenia sa daný doklad nachádza. Zobrazuje tiež históriu schvaľovacieho procesu. Schvaľovacie procesy je možné analyzovať a vyhodnocovať vrátane sledovania dôvodov neschválenia. Doklad je možné nielen schváliť alebo zamietnúť, ale tiež vrátiť na doplnenie. Požiadavky na schválenie sa v agende kumulujú z celého systému. Pri rozdeľovaní schvaľovacích kompetencií jednotlivým pracovníkom firmy je možné zohľadniť systém rolí definovaný v IS, vrátane hierarchie podriadenosti.

Prínosy pre užívateľa

• schvaľovateľ si veľmi rýchle zobrazí „svoje“ požiadavky na schválenie a v agende ich rovno vybaví
• pracovník čakajúci na schválenie dokladu môže ľahko sledovať postup schvaľovania
• jednotlivé kroky schvaľovacieho scenára je možné členiť do skupín alebo viacstupňových krokov podľa definovaného poradia
• schvaľovacie kroky pre jednotlivých schvaľovateľov je možné podmieniť vyhodnotením položiek schvaľovaného alebo naviazaného dokladu (napr. schvaľovať, len ak je čiastka väčšia ako …)
• ľahká kontrola riešenia požiadaviek na schválenie u podriadených pracovníkov
• vo vybraných dokladoch, ako napríklad ponuky vydané, spôsobí schválenie automatický posun do ďalšieho kroku v definovanom procese dokladu
• jednoduchá možnosť zastúpenia schvaľovateľa v rámci zastupiteľnosti rolí

Funkcie a vlastnosti

• na schvaľovanom doklade je k dispozícii kompletný prehľad postupu schvaľovania jednotlivých schvaľovateľov, vrátane zobrazenia komentárov
• ako podmienky pre jednotlivé kroky schvaľovacieho scenára možno definovať aj zložité kombinácie a výrazy
• požiadavky na schválenie obsahujú informácie o zadávateľovi požiadavky a stave schvaľovacieho procesu
• k dispozícii je zápis komentára k schváleniu, zamietnutiu alebo vráteniu k prepracovaniu
• selektívna možnosť povolenia opráv v schválených dokladoch alebo zamietnutých dokladoch
• oprava schváleného dokladu (ak je dovolená) vyvolá spustenie nového schvaľovacieho procesu