Casablanca

Komplexné telekomunikačné služby a ich integrácia v česko-slovenskom
erp systéme.

Webový portál Casablanca na tablete

OD POSKYTOVANIA INTERNETU KU CLOUDOVÝM SLUŽBÁM. Spoločnosť Casablanca INT začínala ako špecialista na pevné pripojenie k internetu. Postupom času rozšírila spektrum poskytovaných služieb do oblasti vlastného dátového centra, IP telefonovania a IP VPN. Namiesto pôvodných niekoľkých serverov, ktoré firma používala na začiatku svojej činnosti, dnes prevádzkuje moderné dátové centrá, ktorých celková plocha je 1 600 m2. Taktiež dátová konektivita, ktorú má teraz k dispozícii, sa za tie roky zmnohonásobila.

Z progresívneho rozvoja informačných technológií potom logicky ťaží aj projekt, ktorý Casablanca INT predstavila spoločne s Hewlett-Packard, VMware a AMD v roku 2012. Ide o cloudovú službu Big Blue One založenú na vysokej úrovni zabezpečenia prostredníctvom riešenia HP TippingPoint, geograficky oddelenej zálohe dát, garantovanej dostupnosti cloudu a neobmedzenom výpočtovom výkone.

„Táto oblasť je pre nás teraz hlavným cieľom rozvoja. Mala by sa stať kľúčovou súčasťou nášho portfólia služieb a zároveň kľúčovým trhovým segmentom. Stále však budeme konkurencieschopnosť firmy opierať o komplexnosť poskytovaných služieb,“ uvádza Pavel Hodinka, projektový manažér spoločnosti, zodpovedný za implementáciu a prevádzku informačného systému.

Spoločnosť dosahuje obrat 160 mil. Kč a zamestnáva 80 pracovníkov. K jej kľúčovým zákazníkom patria firemní klienti, predovšetkým výrobné a servisné podniky, ako sú napr. Pražská energetika, Zepter International, Moira, alebo IC Energo. Spoločnosť je držiteľom certifikátu ISO 9001:2000.

AKO VYBRAŤ INFORMAČNÝ SYSTÉM PRE TELEKOMUNIKAČNÉ SPOLOČNOSTI. V prvých rokoch svojho pôsobenia riešila spoločnosť potreby automatizovaného spracovania podnikových agend vlastným vývojom čiastkových častí systému. K nim patrili aplikácie pre fakturáciu, evidenciu zákazníkov a riadenie pracovných tokov. Chýbala im však nadväznosť na účtovníctvo a ďalšie agendy, ktoré vyžadujú legislatívnu podporu. Takto koncipovaný informačný systém prestal postupom času dostačovať, a preto bolo na konci roka 2007 rozhodnuté o jeho nahradení štandardným ERP riešením.

„Od zavedenia nového systému sme očakávali splnenie troch hlavných požiadaviek. Chceli sme zjednotiť roztrieštenú dátovú základňu, zabezpečiť jednotnú verziu pravdy na všetkých výstupoch a zabrániť viacnásobnému obstarávaniu rovnakých dát do systému,“ zhŕňa zadanie implementačného projektu Pavel Hodinka.

Tím pracovníkov, ktorý bol poverený výberom informačného systému, začal celý projekt vlastnou analýzou trhu a vytipovaním vhodných dodávateľov. Pritom čerpal zo znalostí ľudí vnútri firmy a verejne dostupných informácií, predovšetkým z internetu a odborných periodík. Potenciálnych dodávateľov rozdelil do dvoch skupín. Prvú z nich tvorili producenti ekonomických informačných systémov a ERP riešení nižšej kategórie, ako sú spoločnosti Cígler Software, Stormware alebo Altus Software. Do druhej boli zaradení tí výrobcovia, ktorí sa orientujú aj na vyspelé a robustné ERP systémy. K nim bezpochyby patrí Microsoft, Asseco Solutions alebo ABRA Software.

PREČO SA ZAMERAŤ NA VYSPELÉ ERP PRODUKTY. „Overili sme si, že systémy poskytované dodávateľmi z prvej skupiny bohužiaľ nestačia našim požiadavkám, a to ani ich najvyspelejšie verzie. Preto sme naďalej pokračovali vo výbere iba s plnohodnotnými ERP, či už svetovej alebo tuzemskej proveniencie,“ komentuje úvodnú fázu projektu Pavel Hodinka.

„Procesné usporiadanie a IT infraštruktúra telekomunikačnej firmy predpokladá obstaranie a nasadenie takého ERP systému, ktorý by vytvoril jej chrbticu, na ktorú by bolo možné napájať vlastné aplikácie pre automatizáciu špecifických procesov a realizáciu netypických výstupov a zostáv. To sa týka predovšetkým našich dohľadových a monitorovacích systémov, ktoré by nemalo zmysel novo vyvíjať v ERP systéme ako jeho moduly,“ vysvetľuje Pavel Hodinka.

Neoddeliteľnou súčasťou hodnotiacich kritérií bola samozrejme cena a časová náročnosť implementačného projektu. Preto tím zodpovedných pracovníkov neodporučil zaoberať sa ponukami na produkty značiek SAP alebo Microsoft Dynamics, ktoré boli z oboch hľadísk veľmi zaťažujúce. Záverečného kola výberového konania sa preto nakoniec zúčastnili firmy ABRA Software a Asseco Solutions so svojimi najvyspelejšími ERP systémami, ktorými sú ABRA G4 a Helios Green.

serverová skriňa

PREDIMPLEMENTAČNOU ANALÝZOU KU KONEČNÉMU ROZHODNUTIU. Spoločnosť Casablanca INT sa nakoniec rozhodla zaobstarať a nasadiť ERP systém ABRA G4. Víťazstvo „géštvorky“ hodnotí pán Hodinka ako veľmi tesné a uvádza tieto prednosti, ktoré nakoniec rozhodli v jej prospech: „Obe riešenia sa nám najprv zdali ako takmer totožné. ABRA však predsa len pôsobila otvorenejšie a ponúkala lepšie možnosti postupného dotvárania ďalších modulov. Výraznou prednosťou potom bola kompletná dokumentácia k zdrojovým kódom, ktorú nám ABRA bola schopná poskytnúť.“

Ako u mnohých iných projektov, platí aj v tomto prípade, že „jazýčkom na váhach“ býva kvalita konzultantov, ich porozumenie potrebám klienta a schopnosť riešiť všetky požiadavky včas a proaktívne. Pavel Hodinka k tomu uvádza: „Pri prezentácii G4 sme veľmi ocenili praktické skúsenosti vedúceho konzultanta so systémom, ktorý nám predviedol nielen jeho vlastnosti, ale aj na jednoduchých a zrozumiteľných príkladoch možnosti užívateľského prispôsobenia.“

„Aby sme sa utvrdili v správnosti voľby, zadali sme ešte pred konečným rozhodnutím firme ABRA Software vypracovať predimplementačnú analýzu. Tú sme na základe zmluvy aj zaplatili. Cena tejto služby vzhľadom k rozsahu investície do nového informačného systému a jeho významu pre firmu sa nám nejavila ako podstatná. Dôležitejšie bolo preveriť si, či dodávateľ odvedie zodpovedajúcu prácu a či sa na kvality jeho pracovníkov môžeme spoľahnúť,“ uvádza Pavel Hodinka.

„Domnievam sa, že tento postup stojí za zváženie pri každom výberovom konaní. Pri predimplementačnej analýze sa riešia konkrétne procesy a postupy a práve v tejto situácii možno dobre odhaliť, či predpokladané ERP riešenie a odborní konzultanti splnia bezo zvyšku všetky požiadavky. Obvykle sa narazí ako na kritické body projektu, tak aj na pozitívne stránky, ktoré zadávateľovi potvrdia správnosť jeho voľby. Nezanedbateľným faktorom je tiež možná konečná úprava ceny, ku ktorej došlo po odhalení niektorých skutočností aj v našom prípade. Preto môžem tento postup len odporučiť,“ uzatvára svoje skúsenosti Pavel Hodinka.

serverová skriňa

HLAVNÉ ZNAKY A ROZSAH CELKOVÉHO RIEŠENIA. Výber dodávateľa a informačného systému bol dokončený v lete 2008. Predimplementačná analýza už bola hotová, nasledovalo teda vlastné zavedenie systému, ktoré trvalo celkovo štyri mesiace. Do ostrej prevádzky bola ABRA G4 odovzdaná 1. januára 2009. Používa ju 35 súčasne pracujúcich užívateľov, a to prostredníctvom technológie tučného klienta a trojvrstvovej architektúry klient/server. Oddelený je teda server pre prevádzku databázového stroja Oracle, aplikačný a terminálový server pre prístupy z externého prostredia. Zvlášť je tiež k dispozícii server pre webové služby, ktorými sa prepájajú s jadrom ERP systému interne vyvinuté aplikácie.

Spoločnosť používa moduly ABRA G4 pre kompletné zabezpečenie ekonomickej, personálnej a mzdovej agendy, správy majetku a skladového hospodárstva. Systém tiež pokrýva nákupnú, predajnú logistiku a riadenie vzťahov so zákazníkmi. Obsahuje tiež infraštruktúrne aplikácie typu workflow a podporu manažérskeho rozhodovania. Súčasťou celkového riešenia sú nevyhnutné dohľady systémov, meranie prenosu dát, energií apod. Vzhľadom k tomu, že je potrebné spracovávať obrovské množstvo dát z týchto procesov, padla voľba práve na „géštvorku“, ktorá je vystavaná nad databázovým strojom Oracle a je tak schopná podávať v tejto oblasti maximálne výkony.

ABRA USPELA VO VÝBEROVOM KONANÍ VĎAKA MOŽNOSTI POSTUPNÉHO ZAOBSTARÁVANIA ĎALŠÍCH MODULOV. VÝRAZNOU PREDNOSŤOU POTOM BOLA KOMPLETNÁ DOKUMENTÁCIA K ZDROJOVÝM KÓDOM, KTORÚ NÁM ABRA BOLA SCHOPNÁ POSKYTNÚŤ.

Pavel Hodinka, projektový manažér

ZÁKAZKOVÉ ÚPRAVY A ŠPECIFICKÉ RIEŠENIA. K dôležitým zákazkovým úpravám patrilo vyvinutie funkcií pre automatickú fakturáciu. Riešila sa problematika doprednej a spätnej fakturácie, radenie na pobočky, situácie, kedy služby fakturovať, kedy nie, či ich z fakturácie vyradiť apod. Kľúčové bolo správne nastaviť fakturačné pravidlá a celý proces odladiť až do detailov, ako je napr. automatické párovanie platieb z banky.

Ďalší proces, pre ktorý bolo treba do systému naprogramovať funkcie podľa požiadaviek spoločnosti, sa týkal zriaďovania služieb. Za týmto účelom bol využitý štandardný modul CRM a aktivity, ktorý bol upravený tak, aby vedel automaticky generovať služby pre ponuky obchodníkov.

Zároveň s implementáciou jadra ABRA G4 bolo nutné prispôsobovať rozhranie pre napojenie externých agend tak, aby zostala zachovaná logika celého systému. Išlo predovšetkým o portál pre obchodníkov, ktorý bol pôvodne vytvorený technikmi spoločnosti, a ktorý poskytuje prehľad o zákazníkoch a nimi odoberaných službách. Tento portál čerpá kmeňové dáta z „géštvorky“ a niektorých ďalších interných subsystémov, aby nakoniec poskytoval súvislé prehľady svojim užívateľom, v ktorých nesmie chýbať nič dôležité.

S poskytovaním novej cloudovej služby súvisí prevádzka zákazníckeho portálu. Cez ten si klienti môžu zaregistrovať a vytvoriť virtuálny server, nakonfigurovať ho a platiť objednané služby. Táto interne vyvinutá funkcionalita je opäť napojená na „géštvorku“ tak, aby všetky kmeňové dáta bolo možné načítať a späť uložiť pre realizáciu potrebných agend v oblasti účtovníctva, fakturácie a pod.

Všetky tieto úpravy zvládli realizovať zamestnancami spoločnosti. A práve pri zákazkových úpravách a napojovaní interných subsystémov sa prejavila toľko očakávaná vlastnosť nového riešenia - otvorenosť a jednoduchosť pre prispôsobenie užívateľským požiadavkám, ktoré môžu realizovať vyškolení pracovníci užívateľskej firmy.

Webový portál Casablanca na PC

ABRA NÁM POMÁHA ZLEPŠOVAŤ PROCESY A MY SA POTOM MÔŽEME VIAC VENOVAŤ ZÁKAZNÍKOM A ZDOKONAĽOVAŤ POSKYTOVANÉ SLUŽBY.

Pavel Hodinka, projektový manažér

HLAVNÉ VÝHODY A ROZVOJ DO BUDÚCNOSTI. Prínosy z realizácie implementačného projektu sa prejavili v niekoľkých oblastiach. Tou prvou bolo naplnenie troch hlavných požiadaviek - zjednotenie dátovej základne, zabezpečenie jednotnej verzie pravdy na všetkých výstupoch a zabezpečenie toho, aby sa dáta do systému  obstarávali iba jedenkrát. „Splnenie uvedených požiadaviek sa prejavilo v urýchlení a skvalitnení práce užívateľov. Taktiež sa výrazne znížila chybovosť niektorých operácií, k čomu prispelo nové nastavenie procesov. Všetci zamestnanci naprieč firmou dnes dokážu tieto fakty potvrdiť,“ uvádza Pavel Hodinka.

Spoločnosť Casablanca INT pôsobí na telekomunikačnom a IT trhu viac ako 16 rokov, a to ako rýdzo česká firma bez účasti zahraničného kapitálu. Za tú dobu sa prepracovala medzi najvýznamnejších telekomunikačných poskytovateľov v Českej republike. Nasledujúca prípadová štúdia opisuje projekt výberu a implementácie ERP systému, ktorý Casablanca INT použila ako základnú softvérovú infraštruktúru pre spracovanie každodenných rutinných agend a integráciu špecifických riešení potrebných pre fungovanie v oblasti telekomunikačných a IT služieb.

„Časová úspora spočíva napríklad v tom, že sa podarilo dokonale zautomatizovať párovanie pokynov pre banky. Túto činnosť, ktorá predtým trvala na jedného pracovníka celý deň, dnes vykonáva informačný systém a výrazne tak šetrí ľudskú prácu. Podobne sa zrýchlili a skvalitnili aj ďalšie procesy, ako napríklad riadenie upomienok a ich rozosielanie.

Preto sa aj naďalej zameriavame na čo najrozsiahlejšiu automatizáciu všetkých procesov, pri ktorých je to možné. Napríklad pri cloudovej službe pracujeme na zavedení kreditového systému umožňujúceho automatizáciu platieb. Tento prístup nielen zefektívni naše procesy, ale sa tiež prejaví v cene služby u zákazníka a pomôže tak udržať konkurencieschopnosť firmy,“ dopĺňa Pavel Hodinka.

„Ďalším významným prínosom, o ktorom som sa už zmieňoval, je otvorenosť systému a pružnosť pri jeho prispôsobovaní. Rýchle zavádzanie zmien našimi vlastnými ľuďmi opäť pomáha nielen zlepšovať procesy, ale predovšetkým podporuje vlastné podnikanie. Môžeme sa potom viac venovať zákazníkom a zdokonaľovať poskytované služby, čo sa priamo premieta do výsledkov hospodárenia firmy,“ uzatvára výpočet benefitov Pavel Hodinka.

Podnikateľský príbeh k stiahnutiu v PDF
www.casablanca.cz