Ako vybrať informačný systém?

Jak vybrat informační systém - ilustrace

Aká je vlastne úloha informačného systému v spoločnosti? Všeobecne sa dá povedať, že v každej firme je IS nástrojom, ktorý má zefektívniť prácu. V každej prevádzke však bude slúžiť v iných podmienkach a v konkrétnych krokoch inému účelu. Ako ale zvoliť to najlepšie riešenie pre vašu firmu?

Každý nižšie uvedený bod popisuje dôležité medzníky, ktoré by záujemca o ERP mal vopred poznať a mal by vedieť, ako sa jeho dodávateľ k problematike stavia.

Identifikácia potrieb

Ako to funguje v ABRE

Pre záujemcu vytvárame tzv. Špecifikáciu. V nej dávame dohromady podrobné informáce o klientovi, odporúčame, aké časti ERP systému nasadiť, akým spôsobom systém čo najefektívnejšie využiť a zisťujeme rozsah zákazkových aplikácií. Skrátka, šijeme ABRU klientovi na mieru.

Popis toho, čo potrebuje a popis špecifikácie výsledkov, ktoré si predstavuje, je práca zadávateľa - budúceho užívateľa informačného systému. Bez predchádzajúcich skúseností je to však pomerne zložitá úloha. Dodávateľ IS by mal byť schopný prísť s vlastnou sumarizáciou a návrhom riešenia.

V prvom kroku je potrebné popísať deje, ktoré vo firme prebiehajú. Zistiť, aké informácie evidujú jednotlivé oddelenia, ako prebieha ich predávanie, kde sú úzke miesta. Vytvorí sa pracovný model, do ktorého informačný systém zapadne.

ABRA na trhu pôsobí už viac ako dvadsať rokov. Najmä pri návrhu dodávky nového riešenia čerpá zo svojich skúseností, ponúka nielen software, ale tiež know-how.

S.A.F.E. implementačná metodológia ABRY

Roky skúseností nám umožnili vyvinúť metodológiu implementácie systému S.A.F.E. Jej cieľom je hladký a bezpečný prechod na nový systém s čo najmenšími nárokmi na čas a náklady. Na základe vyššie spomenutej špecifikácie vytvoríme presný plán prác, ktorý obsiahne všetky budúce náklady a nenechá priestor pre "neviditeľné" náklady.

Nasadenie systému

Ako prebieha zavedenie nového systému? Ako zabezpečiť svoje dáta pri ich prevode?

Dodávateľ IS musí byť schopný zabezpečiť implementáciu systému s minimálnym rizikom. Hoci je zavedenie IS veľmi náročný proces, nesmie žiadnym spôsobom ohroziť dáta klienta. Na jeho konci by mala byť spoločnosť s plne funkčným informačným systémom a vyškolenými užívateľmi, ktorí ho dokážu využívať bez dohľadu dodávateľa. V rámci implementácie by mal dodávateľ zaistiť inštaláciu software, jeho nastavenie a testovanie kľúčových procesov, ktoré overí správne nasadenie systému.

ABRA a užívateľské školenia

Užívateľské školenia vás naučia pracovať so všetkými základnými agendami systému. Sú k dispozícii zdarma. Ale týmito školeniami vzdelávacie služby ABRA Software nekončia. Vieme, ako dokáže správna práca so systémom zefektívniť chod celej spoločnosti a ponúkame preto rozsiahle školenie na tému prispôsobenia a správy systému. Pre firmy, ktoré sa chcú prostredníctvom informačného systému posunúť o veľký kus ďalej, je pripravená ABRA Akadémia a rozsiahly kurz Správcu ERP systému, ktorý ťaží z dlhoročných skúseností pracovníkov ABRY.

Práca so systémom a jeho správa

Koľko ľudí bude so systémom pracovať? Ako zaistiť vyškolenie obsluhy? Vyplatí sa správca systému vlastný alebo z radu dodávateľa? Aké sú podmienky technickej podpory?

Užívateľ informačného systému by mal byť zoznámený s najpriamšou cestou spracovania pracovnej úlohy v systéme. Premyslite si, čo majú vaši zamestnanci vedieť, a zistite si, aké školenia dodávateľ IS ponúka. Vyskúšajte si, nakoľko je systém intuitívny a preverte si, či je možné ovládanie prispôsobiť vašim potrebám. Kurzy zamerané na osvojenie ovládania systému patria ku každej inštalácii a sú v ABRA Software zdarma. Podľa veľkosti a ďalších špecifikácií vašej firmy sa vám môže vyplatiť vyškoliť si správcu informačného systému z vlastných radov, ktorý bude schopný vykonať základné aj zložitejšie zmeny v konfigurácii systému bez (plateného) zásahu dodávateľa. Priebežné prispôsobovanie systému môže zvyšovať efektivitu procesov o desiatky percent, preto sa úzka spolupráca dodávateľa, firmy a správcu systému skutočne vyplatí.

ABRA rastie s vami

ABRA vyvíja informačné systémy v ucelenej rade ABRA Gx, na ktorých vrchole stoja ERP systémy ABRA G4 a ABRA G3. Príslušnosť k jednej rodine umožňuje veľmi jednoduchý prechod medzi jednotlivými produktami v rámci celej produktovej rady. V takomto prípade je zachovaná logika ovládania a usporiadania systému. ABRA G3, G2 a G1 navyše využívajú rovnakú databázovú technológiu, čo zaručuje najľahší možný prechod na vyššiu verziu. Príjemným bonusom pre užívateľa menších systémov je, že obsahujú funkcie a možnosti, ktoré sú u iných výrobcov dostupné iba v systémoch vyšších radov.

Myslite na rozvoj

Plánujete rozširovať firmu? Budete zavádzať nové pracovné postupy? Ako jednoducho sa v systéme dajú realizovať funkčné zmeny? Umožňuje systém plynule rásť?

Firma je živý organizmus, ktorý podlieha prirodzenému vývoju. To prináša potrebu v rámci IS využívať nové funkcie či agendy. Určite premýšľate, kde by ste chceli vidieť svoju firmu o päť rokov a čo bude k tomu potrebné, aby jej rast bol do tej doby plynulý. Informačný systém by mal mať schopnosť rásť s vašou firmou, a to priebežne, pomocou zavedenia nových funkcií alebo celých modulov, tak aj pomocou možností prechodu na vyššiu verziu systému. Pri výbere IS je pohľad do budúcnosti správnym uhlom pohľadu. Sami určite cítite, aký náročný je prechod na nový systém a táto náročnosť porastie s vašou firmou. Preto už teraz vyberajte software tak, aby vám umožnil rásť s čo najmenšími nárokmi na transfer dát, zmeny dátových štruktúr a hlavne zaškolenie zamestnancov.

A ako to všetko zvládnuť?

Nečaká sa od vás, že sa stanete odborníkom na ERP systémy, vaša práca je byť odborníkom na vašu firmu. So všetkými fázami výberu, implementáciou IS a vyššie popísanými problémami vám pomôže buď dodávateľ systému, alebo špecializovaná agentúra. Dodávateľ už pri výbere IS musí deklarovať, že je schopný splniť svoje záväzky a musí vedieť zodpovedať každú otázku užívateľa. Dbajte na to, aby vopred vypočítané a dohodnuté náklady na zavedenie systému zodpovedali čiastke, ktorú za systém skutočne vo finále zaplatíte. Požadujte, aby vám dodávateľ ponúkol skúsenosti nielen v samotnom nasadení ERP software, ale aj v oblasti firemných procesov.